MODUL 4 KKPI ( Ms. Word )

Dalam Modul 4 KKPI ( Ms. Word ) Saya akan Menjelaskan Tentang Cara Menggunakan Mail Marge.

Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda. Tentu hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita. Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup hanya dengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka nama, alamat yang dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format surat tadi.

Untuk membuat mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :

1) Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain).

2) Klik menu Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard.

3) Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.

4) Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkan.

5) Pilih Use the current document kemudian klik Next

6) Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih saja Type a new listkemudian klik Create.

7) Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan.

a. Klik Customize columns

b. Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus.

c. Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb)

d. Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.

e. Jika dirasa sudah cukup klik OK

f. Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK

g. Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.

h. Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save.

i. muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut.

8) Klik Next : Write your letter untuk melajutkan

9) Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan.